小編整理: 控制論是一門(mén)研究生命體、機器和組織內部或彼此之間的控制和通信的科學(xué)。它涉及管理國家的科學(xué),由法國物理學(xué)家和數學(xué)家A.-M.安培在1834年提出。后來(lái),美國數學(xué)家維納將這個(gè)名詞應用到他的理論中,以紀念
英國 物理學(xué)家諾
伯特 ·維納。控制論研究如何通過(guò)反饋機制實(shí)現自我調節,達到穩定狀態(tài),并利用信息進(jìn)行預測和規劃
未來(lái) 。
控制論 數學(xué)家諾伯特·維納創(chuàng )立的科學(xué)
研究生命體、機器和組織的內部或彼此之間的控制和通信的科學(xué)。英文cybernetics一詞源于希臘文κυβερνητηζ,原意為“掌舵人”,轉意為“管理人的藝術(shù) ”。法國物理學(xué)家和數學(xué)家A.-M. 安培 1834年曾用這個(gè)名詞稱(chēng)呼管理國家的科學(xué)。美國數學(xué)家維納創(chuàng )立控制論時(shí)采用這個(gè)名詞,一方 面借此紀念英國物理學(xué)家J.C. 麥克斯韋 1868年發(fā)表的論述反饋的論文《論調速器》(On governors),governor一詞就是從希臘文“掌舵人”訛傳而來(lái)的;另一方面船舶的操舵機曾是早期的一種通用反饋機構。
基本信息
使用領(lǐng)域
自然科學(xué)和社會(huì )科學(xué)領(lǐng)域
先驅人物 丹尼爾·丹尼爾波魯(Daniel Danielopolu)和保羅·波斯特爾尼庫(Paul Postelnicu)等都是控制論思想的先驅人物,但斯特凡·奧多布萊扎無(wú)疑是更重要的一位先驅。
跨學(xué)科性質(zhì) 控制論通過(guò)信息和反饋建立了工程技術(shù)與生命科學(xué)和社會(huì )科學(xué)之間的聯(lián)系。這種跨學(xué)科性質(zhì),不僅可使一個(gè)科學(xué)領(lǐng)域中已經(jīng)發(fā)展得比較成熟的概念和方法直接用于另一個(gè)科學(xué)領(lǐng)域,避免不必要的重復研究,而且提供了采用類(lèi)比的方法特別是功能類(lèi)比的方法產(chǎn)生新設計思想和新控制方法的可能性。 生物控制論 與 工程控制論 、 經(jīng)濟控制論 和 社會(huì )控制論 之間就存在著(zhù)類(lèi)比的關(guān)系。自適應 、自學(xué)習、自組織等系統通過(guò)與生物系統的 類(lèi)比研究 可提供解決某些實(shí)際問(wèn)題的途徑。
基本方法 控制論是從信息和控制兩個(gè)方面研究系統。控制論的方法涉及4個(gè)方面:
①確定輸入輸出變量。控制系統為達到一定的目的,需要以某種方式從外界提取必要的信息(稱(chēng)為輸入),再按一定法則進(jìn)行處理,產(chǎn)生新的 信息(稱(chēng)為輸出)反作用于外界。輸入輸出變量不僅可以表示行為,也可以表示信息。 ②黑箱方法。根據系統的輸入輸出變量找出它們之間存在的函數關(guān)系(即輸入輸出模型)的方法。黑箱方法可用來(lái)研究復雜的大系統和巨系統。
③模型化方法。通過(guò)引入僅與系統有關(guān)的狀態(tài)變量而用兩組方程來(lái)描述系統即建立系統模型。一組稱(chēng)為轉移方程又稱(chēng) 狀態(tài)方程 ,用以描述系統的演變規律;一組稱(chēng)為作用方程又稱(chēng)輸出方程,用以描述系統與外界的作用。抽象后的系統模型可用于一般性研究并確定系統的類(lèi)別和特性。控制系統數學(xué)模型的形式不是唯一的,自動(dòng)機理論中還常采用狀態(tài)轉移表或狀態(tài)轉移圖的方式。系統的特性是通過(guò)系統的結構產(chǎn)生的,同類(lèi)系統通常具有同類(lèi)結構。控制論的模型化方法和推理式屬性,使控制論適用于一切領(lǐng)域的控制系統,有助于對控制系統一般特性的研究。在研究大系統和巨系統時(shí)還需要使用同態(tài)和同構以及分解和協(xié)調等概念。 ④統計方法。控制論方法屬于統計方法的范疇,需要引入無(wú)偏性、最小方差、輸入輸出函數的 自相關(guān)函數 和相關(guān)分析等概念。采用廣義調和分析和遍歷定理,可從每個(gè)個(gè)別 樣本函數 來(lái)獲取所需的信息。維納采用這種方法建立了時(shí)間序列的預測和濾波理論稱(chēng)為維納濾波。非線(xiàn)性隨機理論不但是控制論的數學(xué)基礎,而且是處理一切大規模復雜系統的重要工具。
核心問(wèn)題 控制論的核心問(wèn)題是從一般意義上研究信息提取、信息傳播、信息處理、 信息存儲 和信息利用等問(wèn)題。控制論與隨后形成的信息論有著(zhù)基本區別。控制論用抽象的方式揭示包括生命系統、工程系統、經(jīng)濟系統和社會(huì )系統等在內的一切控制系統的信息傳輸和信息處理的特性和規律,研究用不同的控制方式達到不同控制目的可能性和途徑,而不涉及具體信號的傳輸和處理。信息論則偏于研究信息的測度理論和方法,并在此基礎上研究與實(shí)際系統中信息的有效傳輸和有效處理的相關(guān)方法和技術(shù)問(wèn)題,如編碼、譯碼、濾波、信道容量和傳輸速率等。 控制論的核心問(wèn)題涉及5個(gè)基本方面:①通信與控制之間的關(guān)系。一切系統為了達到預定的目的必須經(jīng)過(guò)有效的控制。有效的控制一定要有信息反饋,人控制機器或計算機控制機器都是一種雙向信息流的過(guò)程,包括信息提取、信息傳輸和信息處理。②適應性與信息和反饋的關(guān)系。適應性是系統得以在環(huán)境變化下能保持原有性能或功能的一個(gè)特性,人的適應性就是通過(guò)獲取信息和利用信息并對外界環(huán)境中的偶然性進(jìn)行調節而有效地生活的過(guò)程。③學(xué)習與信息和反饋的關(guān)系。反饋具有用過(guò)去行為來(lái)調節未來(lái)行為的功能。反饋可以是簡(jiǎn)單反饋或復雜反饋。在復雜反饋中,過(guò)去的經(jīng)驗不僅用來(lái)調節特定的動(dòng)作,而且用來(lái)對系統行為進(jìn)行全盤(pán)策略使之具有學(xué)習功能。④進(jìn)化與信息和反饋的關(guān)系。生命體在進(jìn)化過(guò)程中一方面表現有多向發(fā)展的自發(fā)趨勢,另一方面又有保持祖先模式的趨勢。這兩種效應基于信息和反饋相結合,通過(guò)自然選擇 會(huì )淘汰掉那些不適應周?chē)h(huán)境的有機體,留下能適應周?chē)h(huán)境的生命形式的剩余模式。⑤自組織與信息和反饋的關(guān)系。人根據神經(jīng)細胞的新陳代謝現象和神經(jīng)細胞之間形成突觸的隨機性質(zhì)來(lái)認識信息與系統結構的關(guān)系。可以認為,記憶的生理條件以至于學(xué)習的生理條件就是組織性的某種連續,即通過(guò)控制可把來(lái)自外界的信息變成結構或機能方面比較經(jīng)久的變化。
建立和發(fā)展 20世紀30~40年代,科學(xué)家開(kāi)始對研究信息度量和反饋機理給予很大關(guān)注,并有了比較深刻的認識。英國統計學(xué)家R.A. 費希爾 基于古典統計理論提出信息量問(wèn)題;美國電信工程師香農從通信工程研究信息量并提出 信息熵 公式 ;維納從控制觀(guān)點(diǎn)研究有噪聲信號的處理,建立了維納濾波理論,并給出信息概念實(shí)質(zhì)和提出信息量測定公式。美國通信工程師H.奈奎斯特 在1932年給出負反饋放大器的穩定條件即奈奎斯特穩定判據;維納在1945年將反饋概念推廣到一切控制系統,把反饋抽象為從受控對象輸出中提取一部分信息作為下一步輸入而對再輸出發(fā)生影響的過(guò)程。蘇聯(lián)生理學(xué)家I.P. 巴甫洛夫 提出的 反射學(xué)說(shuō) 證實(shí)生命體中同樣存在著(zhù)信息和反饋問(wèn)題。維納基于在自動(dòng)防空火炮中的研究,發(fā)現動(dòng)物和機器中控制和通信的核心問(wèn)題都是信息、信息傳輸和信息處理。 1934~1947年,維納與墨西哥神經(jīng)生理學(xué)家A.羅森布盧埃特進(jìn)行了長(cháng)達10多年的合作 研究。研究團隊包括數學(xué)家、邏輯學(xué)家、物理學(xué)家、電信工程師、控制工程師、計算機設計師、神經(jīng)解剖學(xué)家、神經(jīng)生理學(xué)家、心理學(xué)家、醫學(xué)家、人類(lèi)學(xué)家、社會(huì )學(xué)家等。他們通過(guò)生理學(xué)、病理學(xué)和心理學(xué)方面的多項實(shí)驗,并吸納來(lái)自火力控制系統、遠程通信網(wǎng)絡(luò )和電子數字計算機的設計經(jīng)驗,以及在預測和濾波理論等方面的結果,開(kāi)始觸及控制論的核心問(wèn)題。1942年5月,梅西基金會(huì )召開(kāi)的大腦抑制問(wèn)題科學(xué)討論會(huì )提出,通信工程和控制工程中已經(jīng)研究成熟的信息和反饋的概念與方法可能有助于神經(jīng)生理學(xué)的研究。1943年末到1944年初,在普林斯頓召開(kāi)的一次控制論思想科學(xué)討論會(huì )進(jìn)一步認為,不同領(lǐng)域的研究工作者之間存在共同的思想基礎,一個(gè)科學(xué)領(lǐng)域可以運用另一個(gè)科學(xué)領(lǐng)域中已經(jīng)發(fā)展成熟的概念和方法。1946年后梅西基金會(huì )又對反饋問(wèn)題發(fā)起一系列科學(xué)討論會(huì )。控制論的思想和屬性開(kāi)始形成。 1948年維納的奠基性著(zhù)作《控制論》出版,成為控制論誕生的一個(gè)標志。維納把這本書(shū)的副標題取為“關(guān)于在動(dòng)物和機器中控制與通信的科學(xué)”,為控制論在當時(shí)研究現狀下提供了一個(gè)科學(xué)的定義。在這本著(zhù)作中,維納抓住了一切通信和控制系統都包含有信息傳輸和信息處理的過(guò)程的共同特點(diǎn);確認了信息和反饋在控制論中的基礎性,指出一個(gè)通信系統總能根據人們的需要傳輸各種不同的思想內容的信息,一個(gè)自動(dòng)控制系統必須根據周?chē)h(huán)境的變化自行調整自己的運動(dòng);指明了控制論研究上的統計屬性,指出通信和控制系統接收的信息帶有某種隨機性質(zhì)并滿(mǎn)足一定統計分布,通信和控制系統本身的結構也必須適應這種統計性質(zhì),能對一類(lèi)統計上預期的輸入產(chǎn)生出統計上令人滿(mǎn)意的動(dòng)作。
《控制論》出版后10多年中,科學(xué)家們沿著(zhù)兩個(gè)方向對控制論做了發(fā)展。心理學(xué)家、神經(jīng)生理學(xué)家和醫學(xué)家用控制論方法研究生命系統的調節和控制,建立神經(jīng)控制論、生物控制論和醫學(xué)控制論,維納于1946年與羅森布盧埃特合作進(jìn)行的一系列直接涉及反饋主題的神經(jīng)生理學(xué)實(shí)驗為生物控制論奠定基礎。控制理論家則用控制論方法研究工程系統的調節和控制,中國科學(xué)家錢(qián)學(xué)森創(chuàng )立工程控制論,1954年在美國出版《工程控制論》專(zhuān)著(zhù),提出工程控制論的對象是控制論中能夠直接應用于工程設計的部分。20世紀60年代,蘇聯(lián)和東歐各國把控制論的思想和方法應用于軍事指揮中,建立 軍事控制論 。70年代前后,面對科學(xué)技術(shù)發(fā)展而形成的復雜社會(huì )經(jīng)濟問(wèn)題,借助微電子技術(shù)的快速發(fā)展和計算機的廣泛應用而逐漸形成的全球信息系統,為控制論進(jìn)一步發(fā)展提供了動(dòng)力和條件。1975年在羅馬尼亞布加勒斯特召開(kāi)的第三屆國際控制論與系統大會(huì )確認經(jīng)濟控制論這一新興學(xué)科。同時(shí),西歐、日本和美國出現管理控制論。1978年荷蘭阿姆斯特丹召開(kāi)的第四屆國際控制論與系統大會(huì )確認社會(huì )控制論這一獨立分支學(xué)科。1979年中國控制論科學(xué)家宋健等創(chuàng )立 人口控制論 ,用控制論的思想和方法解決人口發(fā)展趨勢的中長(cháng)期預報和最優(yōu)控制,并在中國人口控制的社會(huì )實(shí)踐中取得成功。
信息 控制論
[英文]Cybernetics
[拼音] kòng zhì lùn
是研究動(dòng)物(包括人類(lèi))和機器內部的控制與通信的一般規律的學(xué)科,著(zhù)重于研究過(guò)程中的數學(xué)關(guān)系。綜合研究各類(lèi)系統的控制、信息交換、 反饋調節 的科學(xué),是跨及 人類(lèi)工程學(xué) 、控制工程學(xué)、通訊工程學(xué)、計算機工程學(xué)、一般生理學(xué)、神經(jīng)生理學(xué)、心理學(xué)、數學(xué)、邏輯學(xué)、社會(huì )學(xué)等眾多學(xué)科的交叉學(xué)科。
介紹 1834 年,著(zhù)名的法國物理學(xué)家安培寫(xiě)了一篇論述科學(xué)哲理的文章,他進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)時(shí),把管理國家的科學(xué)稱(chēng)為“控制論”,他把希臘文譯成法“Cybernetigue”。在這個(gè)意義下,“控制論”一詞被編入19 世紀許多著(zhù)名詞典中。維納發(fā)明“控制論”這個(gè)詞正是受了安培等人的啟發(fā)。
在控制論中,“控制”的定義是:為了“改善”某個(gè)或某些受控對象的功能或發(fā)展,需要獲得并使用信息,以這種信息為基礎而選出的、于該對象上的作用,就叫作控制。由此可見(jiàn),控制的基礎是信息,一切信息傳遞都是為了控制,進(jìn)而任何控制又都有賴(lài)于信息反饋來(lái)實(shí)現。信息反饋是控制論的一個(gè)極其重要的概念。通俗地說(shuō),信息反饋就是指由控制系統把信息輸送出去,又把其作用結果返送回來(lái),并對信息的再輸出發(fā)生影響,起到制約的作用,以達到預定的目的。
基本部分 信息論
主要是關(guān)于各種通路(包括機器、生物機體)中信息的加工傳遞和貯存的統計理論。
自動(dòng)控制系統的理論
主要是反饋論,包括從功能的觀(guān)點(diǎn)對機器和物體中(神經(jīng)系統、內分泌及其他系統)的調節和控制的一般規律的研究。
自動(dòng)快速計算機理論
即與人類(lèi)思維過(guò)程相似的自動(dòng)組織邏輯過(guò)程的理論。
主要特征
第一個(gè)特征 要有一個(gè)預定的穩定狀態(tài)或平衡狀態(tài)。例如在上述的速度控制系統中,速度的給定值就是預定的穩定狀態(tài)。
第二個(gè)特征 從外部環(huán)境到系統內部有一種信息的傳遞。例如,在速度控制系統中,轉速的變化引起的離心力的變化,就是一種從外部傳遞到系統內部的信息。
第三個(gè)特征 這種系統具有一種專(zhuān)門(mén)設計用來(lái)校正行動(dòng)的裝置。例如 速度控制系統 中通過(guò) 調速器 旋轉桿張開(kāi)的角度控制 蒸汽機 的進(jìn)汽閥門(mén)升降裝置。
第四個(gè)特征 這種系統為了在不斷變化的環(huán)境中維持自身的穩定,內部都具有自動(dòng)調節的機制,換言之,控制系統都是一種動(dòng)態(tài)系統。
管理應用 從控制系統的主要特征出發(fā)來(lái)考察管理系統,可以得出這樣的論:管理系統是一種典型的控制系統。管理系統中的控制過(guò)程在本質(zhì)上與工程的、生物的系統是一樣的,都是通過(guò)信息反饋來(lái)揭示成效與標準之間的差,并采取糾正措施,使系統穩定在預定的目標狀態(tài)上的。因此,從理論說(shuō):適合于工程的、生物的控制論的理論與方法,也適合于分析和說(shuō)明管理控制問(wèn)題。
維納在闡述他創(chuàng )立控制論的目的時(shí)說(shuō):“控制論的目的在于創(chuàng )造一種言和技術(shù),使我們有效地研究一般的控制和通訊問(wèn)題,同時(shí)也尋找一套恰當的思想和技術(shù),以便通訊和控制問(wèn)題的各種特殊表現都能借助一定的概念以分類(lèi)”。的確,控制論為其他領(lǐng)域的科學(xué)研究提供了一套思想和技術(shù),以致在維納的《控制論》一書(shū)發(fā)表后的幾十年中,各種冠以控制論名稱(chēng)的邊學(xué)科如雨后春筍般生長(cháng)出來(lái)。例如工程控制論、生物控制論、神經(jīng)控制論、經(jīng)濟控制論以及社會(huì )控制論等。而管理更是控制論應用的一個(gè)重要領(lǐng)域。甚至可以這樣認為,人們對控制論原理最早的認識和最初的運用是在管理面。從這個(gè)意義上說(shuō),控制論之于管理恰似青出于藍。用控制論的概念和方法分析 管理控制過(guò)程 ,更便于揭示和描述其內在機理。
科學(xué)地位 與研究物質(zhì)結構和能量轉換的傳統科學(xué)不同,控制論研究系統的信息變換和控制過(guò)程。盡管一般系統具有質(zhì)料、能量和信息三個(gè)要素,但控制論只把質(zhì)料和能量看作系統工作的必要前提,并不追究系統是用什么質(zhì)料構造的,能量是如何轉換的,而是著(zhù)眼于信息方面,研究系統的行為方式。控制論的另一位創(chuàng )始人、英國生理醫學(xué)家W.R.阿什貝認為,控制論也是一種“機器理論”,但它所關(guān)注的不是物件而是動(dòng)作方式。可以進(jìn)一步說(shuō),控制論是以現實(shí)的(電子的、機械的、神經(jīng)的或經(jīng)濟的)機器為原型,研究“一切可能的機器”──一切物質(zhì)動(dòng)態(tài)系統的功能,揭示它們在行為方式方面的一般規律。因此,與那些只研究特定的物態(tài)系統,揭示某一領(lǐng)域具體規律的專(zhuān)門(mén)科學(xué)相比較,控制論是一門(mén)帶有普遍性的 橫斷科學(xué) 。
比較 管理控制的概念
在管理工作中,作為管理職能之一的控制是指:為了確保組織的目標以及為此而擬定的計劃能夠得以實(shí)現,各級主人員根據事先確定的標準或因發(fā)展的需要而重新擬定的標準,對下級的工作進(jìn)行衡量、測量和評價(jià),并在出現偏差時(shí)進(jìn)行糾正,以防止偏差繼續發(fā)展,今后再度發(fā)生;或者,根據組織內外環(huán)境的變化和組織的發(fā)展需要,在計劃的執行過(guò)程中,對原計劃進(jìn)行修訂或制訂新的計劃,并調整整個(gè)管理工作程序。因此,控制工作是每個(gè)主管人員的職能。主管人員常常忽視了這一點(diǎn),似乎控制工作是上層主管部門(mén)和中層主管部門(mén)的事。實(shí)際上,無(wú)論哪一層的主管人員,不僅要對自己的工作負責,而且都還必須對整個(gè)計劃的實(shí)施目標的實(shí)現負責,因為他們本人的工作是計劃的一部分,他們下級的工作是計劃的一部分。因此各級的主管人員,包括基層主管人員都必須承擔實(shí)控制上作這一重要職能的責任。
管理控制與控制相似處
管理活動(dòng)中的控制工作,是一完整的復雜過(guò)程,也可以說(shuō)是管理活動(dòng)這一大系統中的子系統,其實(shí)質(zhì)和控制論中的“控制”一樣,也是信息反饋。從管理控制工作的反饋過(guò)程可見(jiàn),管理活動(dòng)中的控制工作與控制論中的“控制”在概念上相似之處:
(1)二者的基本活動(dòng)過(guò)程是相同的。無(wú)論是控制工作還是“控制”都包括三個(gè)基本步驟:1)確立標準;2)衡量成效;3)糾正偏差。為了實(shí)施控制,均需在事先確立控制標準,然后將輸出的結果與標準進(jìn)行比較;若現有偏差,則采取必要的糾正措施,使偏差保持在容許的范圍內。
(2)管理控制系統實(shí)質(zhì)上也是一個(gè)信息反饋系統,通過(guò)信息反饋,揭示管理活動(dòng)中不足之處,促進(jìn)系統進(jìn)行不斷的調節和改革,以逐漸趨于穩定、完善,直達到優(yōu)化的狀態(tài)。同其他系統中的控制一樣,在現代化管理中有許多情況要正反饋。兩個(gè)組織之間的競賽或競爭就是一例,你追我趕,相互促進(jìn)。是大量的還是為了縮小和消滅與既定目標的差距的負反饋,
(3)管理控制統和控制論中的控制系統一樣,也是一個(gè)有組織的系統。它根據系統內、的變化而進(jìn)行相應的調整,不斷克服系統的不肯定性,而使系統保持在某穩定狀態(tài)。
管理控制與控制的區別
因此,我們就要求它具有如下功能:
(1)處理信息及時(shí)、準確;
(2)控制計劃和經(jīng)營(yíng)管理,使之處于最佳狀態(tài);
(3)便于進(jìn)行方案比較和擇優(yōu);
(4)有助于進(jìn)行預測工作。
管理是否有效,其關(guān)鍵在于管理信息系統是否完善,信息反饋是否靈敏正確、有力。靈敏、正確和有力的程度是一個(gè)管理制度或一個(gè)管理職能部是否有充沛生命力的標志,這就是現代管理理論中的反饋原理。要“靈敏”就必須有敏銳的“感受器”,以便能及時(shí)發(fā)現變化著(zhù)的客觀(guān)實(shí)際與計劃目之間的矛盾。要“正確”,就必須有高效能的分析系統,以過(guò)濾和加工感來(lái)的各種消息、情報、數據和信息等,“去粗取精、去偽存真、由此及彼由表及里”。“有力”就是把分析整理后得到的信息化為主管人員強有力行動(dòng),以修正原來(lái)的管理動(dòng)作,使之更符合實(shí)際情況,以期達到管理和控的目的。
進(jìn)行這種控制活動(dòng)的目的是設法使系統運行中所產(chǎn)生的偏差不致超出允許范圍而維持在某一平衡點(diǎn)上。
對管理來(lái)說(shuō),控制工作的目的不僅是要使一個(gè)組織按照原定計劃,維其正常活動(dòng),以實(shí)現既定目標;而且還要力求使組織的活動(dòng)有所前進(jìn),有創(chuàng )新,以達到新的高度,提出和實(shí)現新的目標。也就是說(shuō),管理的五個(gè)職活動(dòng),通過(guò)信息反饋,形成了一個(gè)閉合回路系統。管理活動(dòng)無(wú)始無(wú)終,一面要像控制論中的“控制”一樣,使系統的活動(dòng)維持在一平衡點(diǎn)上;另一面還要使系統的活動(dòng)在原平衡點(diǎn)的基礎上。求得 螺旋形上升 。全面質(zhì)量管理中推行的PDCA 工作法,實(shí)際上就是體現了這個(gè)特點(diǎn)。 控制工作的存在意義
在現代管理系統中,人、財、物等要素的組合關(guān)系是多種多樣的,時(shí)變化和環(huán)境影響很大,內部運行和結構有時(shí)變化也很大,加上組織關(guān)系錯復雜,隨機因素很多,處在這樣一個(gè)十分復雜的系統中,要想實(shí)現既定的標,執行為此而擬定的計劃,求得組織在競爭中的生存和發(fā)展,不進(jìn)行控工作是不可想象的。
控制工作的目的和作用
在早期的管理活動(dòng)中,往往是通過(guò)財務(wù)審計來(lái)進(jìn)行控制工作的。那時(shí)組織規模不大,涉及到的范圍較小,業(yè)務(wù)活動(dòng)種類(lèi)也比較簡(jiǎn)單,所以進(jìn)行務(wù)審計的目的是防止有限的資金在使用過(guò)程中出現浪費或流失,并保障能得到最大的收益。隨著(zhù)社會(huì )和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,組織的活動(dòng)規模越來(lái)越大,活動(dòng)內容也增加廣日益復雜,因而控制工作的內容也越來(lái)越多,已不僅僅是務(wù)審計所能概括得了的。但盡管如此,財務(wù)審計仍不失為一種重要的控制法。
在現代的管理活動(dòng)中,無(wú)論采用哪種方法來(lái)進(jìn)行控制工作,要達到的一個(gè)目的(也就是控制工作的基本目的是要“維持現狀”,即在變化著(zhù)的外環(huán)境中,通過(guò)控制工作,隨時(shí)將計劃的執行結果與標準進(jìn)行比較,若發(fā)有超過(guò)計劃容許范圍的偏差時(shí),則及時(shí)采取必要的糾正措施,以使系統的動(dòng)趨于相對穩定,實(shí)現組織的既定目標。
控制工作要達到的第二個(gè)目的是要“打破現狀”。在某些情況下,變的內,外部環(huán)境會(huì )對組織提出新的要求。主管人員對現狀不滿(mǎn),要改革,創(chuàng )新。要開(kāi)拓新局面。這時(shí),就勢必要打破現狀,即修改已定的計劃,確定新的現實(shí)目標和管理控制標準,使之更先進(jìn)、更合理。
在一個(gè)組織中,往往存在兩類(lèi)問(wèn)題:
(1)經(jīng)常產(chǎn)生的可迅速地、直接地影響組織日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的“急性問(wèn)題( Acuteproblem);
(2)長(cháng)期存在會(huì )影響組織素質(zhì)的“慢性問(wèn)題”(Chronicproblem)。
解決急性問(wèn)題,多是為了維持現狀。而打破現狀,須解決慢性問(wèn)題。在各級組織中,大量存在的是慢性問(wèn)題,但人們往往只在意解決急性問(wèn)題而忽視解決慢性問(wèn)題。這是因為慢性問(wèn)題是在長(cháng)期的活動(dòng)逐漸形成的,產(chǎn)生的原因復雜多樣。人們對于其存在已經(jīng)“習以為常”,以至適應了它的存在,不可能發(fā)現或者即使是已經(jīng)發(fā)現了也不愿意承認和解決。慢性問(wèn)題所帶來(lái)的對組織素質(zhì)的影響,而急性問(wèn)題是經(jīng)常產(chǎn)生的,對人的工作和利益會(huì )產(chǎn)生顯而易見(jiàn)的影響,故容易被人們發(fā)現、承認和解決。因此,要使控制工作真正起作用,就要像醫生診治疾病那樣,重點(diǎn)解決慢問(wèn)題,打破現狀,求得螺旋形上升。
要打破現狀,解決慢性問(wèn)題,是需要一定時(shí)間的。這段時(shí)間就叫做“理突破過(guò)程”。例如,在企業(yè)管理中,要分析企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量,可以將產(chǎn)的優(yōu)等品率作為考核評價(jià)指標之一。若一個(gè)企業(yè)要把產(chǎn)品的優(yōu)等品率從原的80%提高到95%,就需要有一個(gè)過(guò)程。
盡管在日常活動(dòng)中,控制工作的目的主要是前述兩個(gè),但進(jìn)行控制工的最佳目的是防止問(wèn)題的發(fā)生。這就要求管理人員的思想應當向前看,把系統建立在前饋而不是簡(jiǎn)單的信息反饋的基礎上,在應發(fā)生偏離的情況出現以前,就能預測到并能及時(shí)采取措施來(lái)加以防止。
控制工作的重要性
為了實(shí)現上述的目的,控制工作在管理活動(dòng)中的重要性是顯而易見(jiàn)的,可以從以下兩方面來(lái)理解:
(一)控制工作的重要性體現在:任何組織、任何活動(dòng)都需要進(jìn)行控制。
這是因為即便是在制定計劃時(shí)進(jìn)行了全面的、細致的預測,考慮到了各種現目標的有利條件和影響實(shí)現的因素,但由于環(huán)境條件是變化的,主管人受到其本身的素質(zhì)、知識、經(jīng)驗、技巧的限制,預測不可能完全準確,制出的計劃在執行過(guò)程中可能會(huì )出現偏差,還會(huì )發(fā)生未曾預料到的情況。這時(shí)控制工作就起了執行和完成計劃的保障作用,以及在管理控制中產(chǎn)生新的計劃、新的目標和新的控制標準的作用。通過(guò)控制工作,能夠為主管人員提有用的信息,使之了解計劃的執行進(jìn)度和執行中出現的偏差,及偏差的大小并據此分析偏差產(chǎn)生的原因;對于那些可以控制的偏差,通過(guò)組織機構,追究責任,予以糾正;而對于那些不可控制的偏差,則應立即修正計劃,使符合實(shí)際。
(二)控制工作的重要性還表現在它在管理的五個(gè)職能中所處的地位其相互關(guān)系上。
控制工作通過(guò)糾正偏差的行動(dòng)與其他四個(gè)職能(計劃、組織、激勵、領(lǐng)導)緊密地結合一起,使管理過(guò)程形成了一個(gè)相對封閉的系統。在這個(gè)系統中,計劃職能選擇和確定了組織的目標、戰略、政策和方案以及實(shí)現它們的程序。然后,過(guò)組織工作、人員配備、指導與領(lǐng)導工作等職能去實(shí)現這些計劃。為了確保計劃的目標能夠實(shí)現,就必須在計劃實(shí)施的不同階段。根據計劃制定的標準,檢查計劃的執行情況。這就是說(shuō),雖然計劃工作必須先于控制活動(dòng),但其目標是不會(huì )自動(dòng)實(shí)現的。一旦計劃付諸實(shí)施,控制工作就必須穿插其進(jìn)行。它對于衡量計劃的執行進(jìn)度,揭示計劃執行中的偏差以及指明糾正措施等都是非常必要的。同時(shí),要進(jìn)行有效的控制,還必須制訂計劃,必須有組織保證,必須要配備合適的人員,必須給予正確的指導、激勵和領(lǐng)導。所以說(shuō)控制工作存在于管理活動(dòng)的全過(guò)程中,它不僅可以維持其他職能的正常運動(dòng),而且在必要時(shí),還可以通過(guò)采取糾正偏差的行動(dòng)來(lái)改變其他管理職能活動(dòng)。雖然有時(shí)這種改變可能是很簡(jiǎn)單的,例如在指導中稍作些變動(dòng)即可;但在許多情況下,正確的控制工作可能導致確立新的目標,提出新的計劃,改變組織機構,改變人員配備以及在指導和領(lǐng)導方法上作出重大的改革。
案例分析 控制論在工程項目管理中的應用
工程項目規劃確定之后,項目管理的首要任務(wù)就是在實(shí)施過(guò)程中跟蹤和控制項目規劃的實(shí)現。項目目標——經(jīng)確定,項目規劃必須隨之具體化為各項計劃以及任務(wù)、職責的分工和詳細的工作流程,項目管理也就進(jìn)入了控制周期。在這一期間,必須隨時(shí)能回答下列問(wèn)題:
(1)工程項目的進(jìn)展情況如何。
(2)實(shí)際狀況是否與計劃有偏差。
(3)如有偏差存在,如何采取必要的糾偏措施,使工程項目運行重新納入預定的軌道,或使項目保持在正常的軌道上進(jìn)行。
(4)工程項目目標實(shí)現的可能性如何,即對工程項目的進(jìn)一步發(fā)展進(jìn)行預測。隨著(zhù)項目的不斷進(jìn)展,項目的目標值應得以不斷細化和精確化。必要的時(shí)候,應對項目規劃中原定目標進(jìn)行重新論證。
項目控制是保證組織的產(chǎn)出和規劃一致的一種管理職能。如果工程項目無(wú)目標,項目規劃就無(wú)從談起,更談不上項目控制。同時(shí),計劃是相對的、變化是絕對的,靜止是相對的、變化是絕對的,永遠是工程項目管理理論的至理名言。這句話(huà)并非否定計劃的必要性,而是強調了變化的絕對性和目標控制的重要性。工程項目管理成敗如何,很大程度上取決于項目規劃的科學(xué)性和項目控制的有效性。
在工程項目管理中,項目控制緊緊圍繞著(zhù)投資控制、質(zhì)量控制和進(jìn)度控制三大目標進(jìn)行。這種目標控制是動(dòng)態(tài)的,并且貫穿于工程項:B實(shí)施的始終。工程項目控制流程圖結合上述管理控制的三個(gè)步驟,上圖的具體含義為:
(1)為了實(shí)現一定目標對工程項目進(jìn)行人、財、物的投入。
(2)在工程項目建設過(guò)程中,即在設計、施工、安裝、采購及銷(xiāo)售等行為發(fā)生的過(guò)程中,必定存在各種各樣的干擾,如惡劣氣候、設計出圖不及時(shí)、材料設備不到位以及市場(chǎng)需求發(fā)生變化等。
(3)收集實(shí)際數據,對工程項目進(jìn)展情況進(jìn)行評估。數據的收集可以通過(guò)檢查,即交談、報告和會(huì )議的形式對項目進(jìn)行跟蹤和監控。在對項目進(jìn)展情況、已完工程的開(kāi)支和質(zhì)量進(jìn)行檢查的同時(shí),也要檢查組織的運轉情況,包括各項工作流程是否正常、職責分工是否明確并妥當,等等。另外,還應注意分析工程項目環(huán)境的變化情況。
(4)把投資目標、進(jìn)度日標和質(zhì)量目標等方面的計劃值與實(shí)際投資發(fā)生值、實(shí)際進(jìn)度和質(zhì)量檢查數據進(jìn)行比較。其中,必須注意對計劃目標值進(jìn)行論證和分析。因為鑒于各種主客觀(guān)因素的制約,項目規劃中的計劃目標值有可能是難以實(shí)現或不盡合理的,這就需要在項目實(shí)施過(guò)程中或合理調整、或細化和精確化。因為只有項目目標是正確合理的,項目控制才能有效。
(5)檢查實(shí)際值和計劃值有無(wú)偏差。如果沒(méi)有偏差,則項目繼續進(jìn)展。在從進(jìn)度、費用和質(zhì)量三方面分析偏差外,還必須注意組織運轉中是否存在矛盾、市場(chǎng)或消費者的要求是否發(fā)生了變化等。從一定意義上說(shuō),后者對項目目標的實(shí)現更具有決定性。
(6)如果有偏差,則分析原因并采取控制措施,以確保項目目標的實(shí)現。這相當于電工學(xué)的調節器。產(chǎn)生偏差的原因,有原定目標不合理、項目規劃不周全或效果差、發(fā)生不可預見(jiàn)事件、組織內部缺乏溝通、人員素質(zhì)存在不足以及責任和權利不明確等。在分析原因的基礎上,預測這些偏差的發(fā)展趨勢,并分析偏差對實(shí)現項目目標的影響,從而采取相應的控制措施。控制措施包括組織措施、經(jīng)濟措施、合同措施和技術(shù)措施等。組織措施是通過(guò)進(jìn)一步明確責任和分工,落實(shí)控制人員或撤換不稱(chēng)職人員,并在制度上保證控制的效果,優(yōu)化工作流程和信息流程;經(jīng)濟措施是通過(guò)經(jīng)濟手段來(lái)實(shí)行控制;合同措施是通過(guò)合同條款落實(shí)目標控制的責任,在合同執行期間,加強索賠的控制與管理等;技術(shù)措施則通過(guò)多個(gè)技術(shù)方案的論證和比較,利用價(jià)值工程原理,對目標進(jìn)行控制。但究竟選用何種控制措施,要立足于偏差發(fā)生的具體情況,同時(shí)必須注意這種糾偏措施的選用可能會(huì )給項目的目標控制帶來(lái)新的影響。因此,選擇糾偏措施時(shí),不僅要考慮糾偏措施的有效性,還要分析糾偏措施自身的成本和代價(jià)以及可能造成的對工程項目目標的新的影響。